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MMOIRES PRSENTS PAR DES DISPENSATEURS DE SERVICES

cole W. Ross MacDonald (mai 2004)

Pour obtenir les meilleurs rsultats possibles en matire de commande, livraison et rception de documents en mdia substitut, le Comit directeur des services de transcription ainsi que les reprsentants de lcole W. R. MacDonald (ERMS), Brantford, recommandent les pratiques exemplaires suivantes.

Personnes ressources

Les recommandations suivantes, qui touchent les personnes ressources, devraient aider la RSL acclrer la livraison et la conversion des documents en mdias appropris. Si ces processus recommands ne sont pas observs, il est presque certain que les demandes seront traites en retard.

  1. Les personnes ressources des tablissements devraient fournir TOUTE linformation complte et exacte, y compris :
    • nom complet du document
    • nom complet de lauteur
    • bonne dition
    • ISBN
    • emplacement du document sil existe dj en mdia substitut
    • date de retour souhaite
    • mdia requis
    • copie du document transcrire
    • coordonnes compltes (nom, adresse, numro de membre) de ltudiant demandeur
    • bandes rembobines avant le retour, avec les insertions
  2. Les personnes ressources devraient rpondre le plus rapidement possible aux tlcopies et aux appels tlphoniques, quand des renseignements sont requis au sujet des demandes des tudiants.
  3. Les personnes ressources devraient fournir le nom de ltudiant quand ils retournent des documents.
  4. Autant que possible, ce devrait tre les mmes personnes ressources qui communiquent avec la RSL.
  5. On devrait aviser immdiatement la RSL ds quun contrat est annul avec un producteur.
  6. Avant de prsenter une commande, on devrait vrifier auprs de toutes les sources possibles pour voir si le document nexiste pas dj.
  7. La personne ressource doit fournir une liste des chapitres requis pour le dbut du semestre, afin que les producteurs aient le temps de convertir et de livrer le document requis temps.

ERMS

Voici la liste des pratiques que devrait suivre la RSL. Si la RSL omet dobserver lune dentre elles, il est fort probable que les demandes seront traites en retard. Les personnes ressources devraient consulter le gestionnaire lERMS et/ou le prsident du Comit directeur des services de transcription :

  1. La RSL devrait informer les personnes ressources si la demande de document ne peut tre traite pour la date approximative demande.
  2. La RSL devrait fournir aux personnes ressources une liste complte des fournisseurs de documents en mdia substitut.
  3. La RSL devrait sassurer que toutes les bandes sont marques par des insertions.
  4. La RSL devrait aviser les personnes ressources lorsque les procdures ne sont pas suivies.

Producteurs

Afin damliorer la transcription des documents qui ne sont pas disponibles ailleurs, la RSL recommande aux producteurs dobserver les procdures ci dessous. Sinon, la RSL risque de ne pas pouvoir traiter les commandes dans les dlais demands.

  1. Les producteurs devraient envoyer les insertions et les index avec les documents, quand ils sont produits.
  2. Les producteurs devraient indiquer la RSL quels documents ont t produits et envoys directement aux tudiants.
  3. Les producteurs devraient aviser la RSL lorsque la commande est termine et envoye.
  4. Les producteurs devraient aviser la RSL lorsque la personne ressource a annul une commande.
  5. Pour la facturation, les producteurs devraient indiquer la RSL quels documents ont t envoys directement ltudiant et lesquels ont t envoys la personne ressource.
  6. Les producteurs devraient indiquer la RSL le nombre total de volumes requis pour mener bien la conversion du ou des documents.

Table des matires


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